就活ノウハウ

【送り方・返信方法解説付き】就活用のメールアドレスと署名の記載方法は?

この記事にたどり着いた就活生は「説明会参加の御礼メールはするべきなのか?」などの心配をしていると同時に、

悩める就活生
悩める就活生
てか、メールってどうやって送ればいいの?

と悩んでいるかと思います。

実際に届いた質問

就職活動中に登録するアドレスや、企業と連絡をとるアドレスは何を使ったら良いでしょうか?
大学のアドレスもあるのですが、フリーアドレスでも良いのでしょうか?

このような悩みは多く寄せられてきますので、本日は就活中のメールマナーについて解説いたします!

どんなメールソフトを使うべきか

GMAILYAHOOメールに該当するようなフリーアドレスでも問題はありません。
もちろん、大学のメールアドレスでも大丈夫。
むしろ、就職活動中にアドレスが変わらないように、最初から就職活動用のフリーメールアドレスを作成して使用している就職活動生も少なくないようです。
最近はリクナビやマイナビでもGoogleカレンダーと連携して、説明会の予定や選考の予定を管理できて、どんどん便利になっているくらいです。

以下2点補足で解説させていただきますね。
是非、参考にしてみてください。

フリーメールアドレスの注意点について

フリーメールは保存できる容量などに制限があります。

容量がいっぱいで重要なメールが受信出来ない。
大量のメールに紛れて見逃してしまう。

などの問題が起きないように意識を向けておきましょう。

メールのマナーについて

ビジネスの場面で使うメールアドレスは、効率が重視されます。つまり、誰から来たかがすぐにわかることです。
なので、就職活動用のメールアドレスも『メールアドレスを見れば誰から来たのかがわかる』ものがオススメです。
例えば、以下の2パターンのような形式。

▼フルネーム@gmail.comのパターン
【例】taro.yamada@gmail.com

▼フルネーム+数字@gmail.comのパターン
【例】taro.yamada0401@gmail.com(既に使用している方がいるなどで①のアドレスが使用できない場合)

メールアドレスで就職活動の合否を決めることなどあり得ませんが、先述したように企業側にとっても自分にとっても効率的なアドレスに設定しておく方が良いでしょう。

メールの署名を設定しよう!

署名とは、メールの1番下に自動的に挿入されるものです。
目的は、誰が連絡したかを、人事担当者にすぐにわかってもらうためですね。
ぜひ以下のフォーマットをコピーしてお使いください!

〇〇大学 〇〇学部 3年
名前
メールアドレス
電話番号

最低限これだけの情報があれば大丈夫!
どんなメールソフトでも設定できますので、必ず設定しておきましょう!

メールの返信方法について

基本的には、引用を用いて返信をしましょう。
引用とは、相手が送ってくれた文章を、返信メールの下部分に残しておくことですね。
そうするとメールを送ってくれた相手が

担当者
担当者
あー、このメールに返信してくれたんだなあ

とすぐにわかるためですね!

それを守ったうえで、返信用フォーマットも下記に記載いたしますので、コピーしてお使いください!

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学科3年の〇〇と申します。

先日は、説明会参加させていただきありがとうございました。
本日は、掲題の件について、ご連絡させていただきました。

【省略】

要件は以上となります。
お忙しい中恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。

引き続き、よろしくお願いいたします。

件名をつけよう

これができれば、就活におけるメールマナーは完璧。
メールには必ず件名を付けます。

件名とは、そのメールのタイトルみたいなもので、最悪メールをみなくても何について書かれているかがわかるもの。

【○○大学の○○です】先日の説明会はありがとうございました。

【○○大学の○○です】次回選考について確認したいことがございます。

のようなものですね。

いかがでしょうか。社会人にメールを送るのは緊張しますよね。

でも慣れたら大丈夫!
まずは勇気を出して1件目を送ってみましょう!

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